Kannattaisiko yrityksen sisällöntuotanto ulkoistaa?

Kuka oikeastaan on sisällöntuottaja?

Ihan ensimmäiseksi on syytä hieman avata käsitettä. Sisällöntuottaja on monimerkityksinen käsite ja sisällöntuotannon ammattilainen voi eri yrityksissä tarkoittaa hieman eri asioita.

Sisällöntuottaja voi esimerkiksi mainostoimistossa olla sosiaaliseen mediaan keskittynyt tekijä, joka päivittää työkseen vaikkapa yritysten Instagram-tilejä. Työ ei tietenkään ole vain kauniiden kuvien sattumanvaraista napsimista ja sosiaalisessa mediassa roikkumista, vaan kyse on suunnitelmallisesta sisältöstrategian toteuttamisesta, tulosten seuraamisesta ja analysoinnista sekä sen pohjalta toimimisesta.

Kuvat ja videot ovat siis yksi osa sisältöä, mutta usein sisällöntuottajan työ on myös kirjoittamiseen painottuvaa, jolloin sisältöjen tuottamisella tarkoitetaan nimenomaan tekstisisältöjen tuottamista. Tällaisia tekstisisältöjä ovat esimerkiksi erilaiset tiedotteet, uutiskirjeet, blogit, oppaat ja verkkosisällöt, kuten kotisivujen palvelukuvaukset, joiden suunnittelusta ja kirjoittamisesta vastaa sisällöntuottaja. Sisällöntuottaja voi työskennellä esimerkiksi osana viestintä- tai markkinointitiimiä.

Helpoilla kotisivuilla sisällöntuottajat sekä kirjoittavat omaa sisältöä että vastaavat useiden asiakasyritysten verkkosivujen ja blogien tekstisisällöistä.

Hyvän sisällön merkitys

Hyvän sisällön merkitystä ei aina ihan täysin ymmärretä. Kuinka suuri arvo hyvillä tekstisisällöillä on kotisivuille ja yritykselle? Ja mitä se oikeastaan käytännössä tarkoittaa, että verkkosivujen sisällön pitäisi paitsi palvella lukijoitaan olla myös hakukoneoptimoitua?

Joskus saattaa tuntua, että “hyvännäköiset sivut, jossa on ajantasaiset yhteystiedot ovat ihan riittävät meidän yrityksemme tarpeisiin”. Todellisuudessa pitäisi kuitenkin osata myös tuottaa sellaista sisältöä, jota verkkosivulla vierailevat ovat tulleet etsimään ja samalla huomioida hakukoneet esimerkiksi kohdentamalla teksti tietyille avainsanoille, pitäytymällä aiheessa ja kirjoittamalla kattavasti laadukasta sisältöä.

Sisällön on siis oltava sellaista, että hakukoneille on selvää, mitä sivut käsittelevät. Sivujen kävijän pitää puolestaan löytää tarvitsemansa tieto helposti ja nopeasti, mutta samalla hänet pitää saada viihtymään sivuilla pidempäänkin. Tämän yhtälön saavuttaminen ei välttämättä ole aivan yksinkertaista. Syy siihen, miksi sisältöihin kannattaa satsata on kuitenkin hyvin yksinkertainen: hyvien sisältöjen avulla voidaan lisätä yrityksen myyntiä. Mutta kannattaako sisällöntuotanto ulkoistaa vai tehdä itse?

Sisällöntuotannon ulkoistaminen

Sisällöntuottaminen ja kirjoittaminen eivät ole kaikkien yritysten leipälaji, ja siksi toimivin ratkaisu saattaa monesti olla sen ulkoistaminen ammattilaisille.

Kirjoittaminen on yllättävän aikaa vievää ja vaatii sujuakseen säännöllisyyttä ja toistoa, kuten moni muukin taito. Jos tarttuu kynään lähinnä kirjoittaakseen sähköpostiviestejä, voi pitkän blogiartikkelin, nettisivuille tulevan kattavan palvelukuvauksen tai lehdistötiedotteen kirjoittaminen olla haastavaa.

Tarkoituksenmukaisen tyylin löytäminen voi olla kokemattomammalle kirjoittajalle haaste, ja kirjoitetun kielen säännötkin tuovat oman lisämausteensa prosessiin.

Pidempien tekstien lisäksi ammattilaiselta sujuu helpommin myös Facebook-päivitykset ja muut lyhyemmät tekstit, koska hän tuntee sosiaalisen median ja digitaalisen markkinoinnin kiemurat. Sisällöntuotannon ammattilainen tuntee erilaiset kanavat ja osaa tuottaa niihin parhaiten soveltuvaa sisältöä. Hän tietää, millaista vaikkapa kotisivujen sisällön tulee olla, jotta se vakuuttaa käyttäjät ja on hakukoneystävällistä.

Yhdessä parhaisiin tuloksiin

On selvää, että yrittäjä itse tuntee oman alansa ja yrityksensä parhaiten. Miten kukaan muu sitten osaisi tuottaa sisältöä, jossa faktat ovat kohdillaan ja viesti lähettäjänsä näköinen?

Sisällöntuottajan on tunnettava yrityksen taustat, päämäärät, kohderyhmät ja sisällöntuotannon tavoitteet. Tämän takia prosessiin kuuluu, että yrittäjä ja sisällöntuottaja keskustelevat näistä asioista yhdessä. Vaikka tämä viekin yrittäjältä jonkin verran aikaa, se myös maksaa itsensä takaisin. Tietysti sisällöntuottaja tekee paljon itsenäistäkin taustatyötä ymmärtääkseen alaa, josta kirjoittaa.

Sisällöntuottaja tarkastelee alaa useimmiten kuitenkin ulkopuolisen silmin ja se voi olla myös yksi hänen valttikorteistaan. Sisällöntuottaja voi tuoda uusia ideoita out of the box -ajattelullaan.

Sisällöntuottajan on usein helpompi asettua asiakkaan asemaan ja ammattikirjoittajana tehdä heille ymmärrettäviksi sellaiset asiat, jotka alan perinpohjaisesti tuntevalle yrittäjälle näyttäytyvät itsestäänselvyyksinä. Sujuvan, selkeän ja helppolukuisen tekstin kirjoittaminen on oikeastaan helpompaa sellaisista asioista, joita ei entuudestaan kovin hyvin tunne ja joihin prosessin aikana joutuu perehtymään.

Ulkopuolinen kirjoittaja voi auttaa myös silloin, jos tuntuu ettei tiedä, mistä aloittaa sisällön tuottaminen. Mihin kaikkialle sisältöä pitäisi tuottaa ja ennen kaikkea millaista sen pitäisi olla? Me esimerkiksi mielellämme autamme asiakasta yhdessä kotisivujen tekijöiden kanssa miettimään, millainen rakenne kotisivuille kannattaisi rakentaa ja millaista sisältöä millekin alasivulle tuottaa.

Sinulle jää enemmän aikaa

Tilanne voi olla myös sellainen, että yrityksen sisältä löytyy henkilöitä, joilla kynä pysyy varsin hyvin kädessä itselläkin. Suurin syy sisällöntuotannon ulkoistamiseen onkin usein ajanpuute. Osaamista kyllä löytyy, mutta aikaa blogin tai verkkosivujen sisältöjen kirjoittamiseen oman työn ohella ei.

Valitettavan usein esimerkiksi kotisivujen sisällöt roikkuvat to do -listan hännillä, kun yritykselle välitöntä kassavirtaa tuottavat työtehtävät menevät niiden ohi listan kärkeen. Tämä on tietysti täysin ymmärrettävää.

On kuitenkin melko lyhytnäköistä ajatella sisällöntuotanto ylimääräisenä työtehtävänä muiden joukossa, kun se kuitenkin on niin olennainen osa asiakaspalvelua ja markkinointia. Hyvillä sisällöillä tuotetaan lisäarvoa, tarjotaan asiakkaille tietoa, saadaan heidät viihtymään sivustoilla ja kasvatetaan myyntiä. Jos sisällöt päätetään tehdä sopivassa raossa vasta sitten, kun muilta töiltä ehditään, saattaa olla, että ne tulevat tehdyiksi vasemmalla kädellä tai todennäköisemmin jäävät tekemättä kokonaan.

Meilläkin on kokemusta omien sisältöjen laiminlyömisestä: Olimme pitkään halunneet tarjota asiakkaillemme informatiivista sisältöä kotisivuista, digimarkkinoinnista, sisällöntuotannosta ja yrittäjyydestä blogin muodossa. Blogialusta rakennettiin ja artikkeleita kirjoitettiin, kun asiakkaiden sisällöntuotannolta ehdittiin. Käytännössä uusia postauksia ilmestyi kuitenkin aivan liian harvoin.

Pystyäksemme tuottamaan asiakkaitamme palvelevaa sisältöä säännöllisesti päätimme varata blogin kirjoittamiseen yhden päivän, joka viikko.

Silloin kun sinulla ei ole aikaa tuottaa sisältöä, sisällöntuottajalla on. Ammattilainen ei tee sisältöjä muiden töidensä ohessa vaan työkseen ja se näkyy myös lopputuloksessa. Ulkoistamalla sisältötekstien kirjoittamisen sinulle jää aikaa keskittyä ydinosaamiseesi ja voit yliviivata monta kohtaa tehtävälistaltasi.

Myös vain osan sisällöntuotannosta voi ulkoistaa

Vaikka pienillä ja aloittelevilla yrityksille ei välttämättä ole käytössään valtavia resursseja erilaisten sisältöjen tuottamiseen, viestintään ja markkinointiin, juuri näille yrityksille sisällöntuottaminen kuitenkin olisi elintärkeää. Esimerkiksi hakukoneoptimoidut sisällöt kotisivuilla ja Google Ads -mainonta ovat olennainen osa liidien ja uusien asiakkaiden hankintaa.

Sisältöjä ei tulisi pitää toissijaisina tai jättää tekemättä resurssipulan takia. Monelle yrittäjälle paras ratkaisu voi olla sisällön tuottamisen osittainen ulkoistaminen. Ammattilaisilta esimerkiksi jo olemassa olevien tekstien oikolukeminen tai muokkaaminen informatiivisemmiksi ja myyvemmiksi sujuu lyhyessäkin ajassa, jolloin sisällöntuotannon ostaminen tulee edullisemmaksi, kun työtuntejakin kuluu vähemmän.